5/9/2020
Wie planen wir Hochzeiten?

Wie planen wir Hochzeiten? Teil 9: Der Ablaufplan

Einleitung

In unserer Serie “Wie planen wir Hochzeiten?” möchten wir Euch unsere Vorgehensweise bei jeder Hochzeitsplanung erläutern und nützliche Tipps an die Hand geben, die Ihr für Eure eigene Planung nutzen könnt.

Der Sinn & Zweck eines Ablaufplans

Einen Ablaufplan erstellen wir nicht aus Spaß oder des Ablaufplans wegen. Vielmehr geht es darum, dir selbst und den Dienstleistern Klarheit darüber zu verschaffen, wie die Hochzeit ablaufen soll. Er bildet somit eine Zielvorgabe, eine Erwartungshaltung von dir selbst an den Tagesablauf.
Es geht beim Ablaufplan auch nicht darum, minutengenau jedes einzelne Ereignis durchzuplanen, sondern erstmal einen Eindruck zu bekommen. Denn meistens verschiebt sich immer irgendetwas, egal wie gut der Ablaufplan zuvor kalkuliert wurde.
Der Ablaufplan ist vor allem dann essentiell, wenn Trauzeugen oder ein Hochzeitsplaner die Koordination von Dienstleistern und Programmpunkten am Tag selbst übernehmen soll. Denn nur wenn sie wissen, was du möchtest und dir wichtig ist, können sie im Falle von Verschiebungen die richtigen Entscheidungen treffen.

Doch bevor wir uns anschauen, wie wir einen Ablaufplan erstellen: denk immer dran cool zu bleiben. Es hört sich letztlich alles etwas schwieriger an als es ist.

Wie unsere Ablaufpläne aussehen

Der Gesamtablaufplan

Zunächst erstellen wir einen Gesamtablaufplan mit allen Ereignissen und Zeitpunkten am Hochzeitstag, also Anlieferung der Torte, Aufbau des DJs, Trauung etc.

Ein Ablaufplan je Dienstleister

Im Anschluss erzeugen wir aus diesem Ablaufplan für jeden Dienstleister einen individuellen Ablaufplan, indem nur seine Abläufe aufgeführt sind. Diesen Ablaufplan schicken wir dann dem Dienstleister, damit dieser die Timings auf ihre Durchführbarkeit hin prüfen und uns ein Feedback zur Umsetzbarkeit geben kann.

Das Format

Grundsätzlich erstellen wir unsere Ablaufpläne in Listenform. Inzwischen fügen wir jedoch auch gerne noch GANTT-Diagramme (Zeitleisten) hinzu, die uns eine tolle Visualisierung aller Ereignisse ermöglichen.

Wie Du einen Ablaufplan erstellst

  1. Erstelle eine Liste mit allen relevanten Ereignissen; falls du damit Probleme hast, teile die Ereignisse erstmal auf jeden Dienstleister auf und füge sie im Anschluss zusammen
  2. Sammle überall die Informationen bezüglich der Ereignislängen (z.B.: Frage den DJ, wie lange er zum Aufbau der Technik benötigt)
  3. Jetzt erstellst du erstmal einen groben Ablaufplan über das „sichtbare“ Programm und die Agenda für die Gäste (also alle relevanten Programmpunkte ohne Auf-/Abbau oder Koordinierungsereignisse)
  4. Nachdem du Rückmeldung von den Dienstleistern wegen den Ereignislängen bekommen hast, kannst du jetzt die Auf- und Abbauereignisse einfügen
  5. Nun solltest Du einen ersten Gesamtablaufplan haben
  6. Erstelle aus diesem Gesamtablaufplan jetzt einen Ablaufplan für jeden Dienstleister und verschicke diese
  7. Höre jetzt bei jedem Dienstleister nach, ob der Ablaufplan realistisch ist und passt
  8. Passe nach den Rückmeldungen den Ablaufplan bei Bedarf nochmal etwas an

Elena Frank

Hochzeitsplanerin

Über die Autorin

Elena Frank ist Leiterin des Ressorts Hochzeitsplanung bei Herzenswunsch und hat im Oktober 2019 ihre eigene Hochzeit gemeinsam mit Herzenswunsch umgesetzt und sich damit ihren Traum verwirklicht. Sie liebt die Kommunikation mit ihren Brautpaaren und hat neben der Hochzeitsplanung erfolgreich ein Studium zur Dipl.-Finanzwirtin (FH) absolviert. Ihre Freizeit verbringt die Katzenliebhaberin mit ihrer Familie und Freunden.