5/9/2020
Wie planen wir Hochzeiten?

Wie planen wir Hochzeiten? Teil 4: Die Gästeliste

Einleitung

In unserer Serie “Wie planen wir Hochzeiten?” möchten wir Euch unsere Vorgehensweise bei jeder Hochzeitsplanung erläutern und nützliche Tipps an die Hand geben, die Ihr für Eure eigene Planung nutzen könnt.

1. Wen möchten wir einladen?

Da die Hochzeit Euer Event ist, steht es Euch frei, wen Ihr einladen möchtet. Es gibt insoweit keine Regeln und nur weil Ihr mit jemandem verwandt seid, heißt das auch nicht, dass Ihr ihn einladen müsst, selbst wenn Ihr das nicht wollt. Wir empfehlen, dass Ihr Euch grundsätzlich von niemanden in der Gästeplanung reinreden lasst.


Wen Ihr alles einladet, hängt letztlich auch stark von Eurer Persönlichkeit ab. Viele extrovertierte und redegewandte Brautpaare laden häufig neben der Familie und den besten Freunden auch den weiteren Bekanntenkreis, Nachbarn und Kollegen ein, wohingegen introvertiertere Brautpaare eine Feier im kleinen Rahmen bevorzugen. Auch das Budget spielt eine entscheidende Rolle. Habt Ihr ein eher geringes Budget solltet Ihr noch vielmehr darauf achten, wirklich die richtigen Personen zu Eurem großen Tag einzuladen.


2. Die Gestaltung der Gästeliste

Unsere Gästelisten sind immer gleich aufgebaut und gliedern sich in folgende Spalten:


Vorname, Nachname & Anschrift

Bei Familien schreiben wir hier immer nur eine Person auf und erfassen die Begleitungen in den folgenden Spalten.


Anzahl der eingeladenen Personen inkl. Kleinkindern

Hier geht es darum, dass wir am Ende eine Summe ziehen und abgleichen können, wie viele Personen wir eingeladen haben.


Anzahl Kleinkinder

Die Anzahl der Kleinkinder ist in der Anzahl der eingeladenen Personen enthalten und dient letztlich dazu, einen Bedarf hinsichtlich der Kinderbetreuung zu ermitteln bzw. abschätzen zu können, welche Gäste vermutlich etwas früher die Party verlassen werden.


A/B-Liste

Die Kategorisierung in A/B-Listen wird nur gelegentlich von Brautpaaren in Anspruch genommen. Unter A werden alle Gäste erfasst, die auf jeden Fall geladen werden sollen. Das Kontingent wird so lange gefüllt, bis die maximale Gästezahl erreicht ist. Im Anschluss werden Gäste unter der B-Liste erfasst. Diese Gäste werden erst dann geladen, wenn Gäste der A-Liste nicht erscheinen können. Wir empfehlen diese Technik immer dann, wenn Ihr wirklich viele Gäste einschließlich Bekanntschaften laden und trotzdem nicht Euer Budget sprengen möchtet. In diesem Fall könnt Ihr den Nachbarn laden, wenn ein anderer „näherer“ Gast abspringt. Die Methode funktioniert jedoch nur, wenn Ihr genug Vorlauf bei den Einladungskarten einplant, sodass selbst der 2. Lauf der Eintrittskarten noch früh genug wäre.


Zusage?

In dieser Spalte erfassen wir die Zusagen und Absagen der Gäste mit „Ja“ oder „Nein“.


Anzahl anwesende Personen Trauung/Empfang & Anzahl anwesende Personen Feier

Grundsätzlich tragt Ihr in beiden Spalten die Zahl der zugesagten Gäste ein. Gelegentlich kommt es aber vor, dass Brautpaare Trauung und Empfang in einem kleineren Familienkreis feiern, zur Party jedoch auch Nachbarn und Kollegen einladen möchten. In diesen Fällen lässt sich durch die Spalten die genaue Gästeanzahl für jeden Punkt des Tages bestimmen.


Tischnummer

Sofern es eine feste Tischordnung gibt, tragen wir in die Gästeliste schon die Tischnummer ein, um am Tag der Hochzeit einen guten Überblick zu erhalten.


Empfangene Geschenke

Diese Spalte nutzen wir im Nachgang zur Hochzeit, um Geschenke zu erfassen und ein persönliches Dankeschön auf den Danksagungen zu notieren.


Besonderheiten

Unter Besonderheiten erfassen wir z.B. die Essgewohnheiten der Gäste oder auch etwaige Behinderungen, um zu wissen, um welchen Gast wir uns am Tag der Hochzeit besonders kümmern müssen.

3. Das UAWG Geld auf der Rücksendekarte

Die Abkürzung UAWG steht für „um Antwort wird gebeten“ und ist für die Gästeplanung essenziell. Ihr solltet unbedingt ein solches Datum bestimmen und in der Einladungskarte festlegen, damit Ihr bis zu diesem Datum auch von jedem Gast eine Aussage bekommt, ob sie oder er an der Hochzeit teilnehmen kann. Haben alle Gäste geantwortet, könnt Ihr die finale Gästezahl an die Location weitergeben.

4. Essgewohnheiten der Gäste

Gerade in der heutigen Zeit gibt es immer mehr Gäste mit besonderen Wünschen an das Catering, z.B. Vegetarisch/Vegan, Allergiker usw. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Ihr auf diese Wünsche eingeht. Dies ist in der Regel von Seiten des Caterings auch kein Problem, sofern im Vorfeld klar ist, wie viele besondere Menüs bereitgestellt werden müssen. Wir empfehlen daher, in der Einladungskarte entsprechend darauf hinzuweisen, dass besondere Essgewohnheiten oder Allergien Euch bitte bis zum UAWG-Datum mitgeteilt werden. Dann ist es auch kein Problem, auf diese Bedürfnisse einzugehen.

5. Die Hoteplanung der Gäste

Oft kommen einige Gäste von weit her und möchten nicht in der Nacht weit fahren. Die meisten Gäste sind auch - sofern Ihr es von Eurer Seite nicht anders anbietet - bereit, Ihr Hotelzimmer selbst zu zahlen. Ihr könnt Sie jedoch bei der Hotelplanung unterstützen. Hierzu gibt es 2 Möglichkeiten:

  1. Ihr macht in der Einladung auf ein nahegelegenes Hotel aufmerksam und reserviert dort schonmal ein Zimmerkontingent. Die meisten Hotels bieten diese Möglichkeit kostenlos an und die Zahl der ggf. benötigten Zimmer könnt Ihr aus der Gästeliste und der Entfernung ableiten.
  2. Ihr bietet an, dass Eure Gäste auf der UAWG-Karte den Zimmerwunsch vermerken und bucht für sie die Hotelzimmer. Dies ist letztlich auch kein großer Aufwand, denn Ihr könnt alle Hotelzimmer nach Eingang der Gästeantworten zusammen buchen. Dadurch könnt Ihr oft noch einen kleinen Rabatt aushandeln, vor allem sind aber alle Gäste dann im gleichen Hotel und müssen sich selbst nicht darum kümmern.

Wir nutzen für unsere Hochzeitsplanung ein selbst entwickeltes Datenbanksystem, bei dem wir jeden Gast einzeln hinterlegen können. Dadurch können wir Buchungsbestätigungen und Dokumente für jeden Gast übersichtlich hinterlegen. Ihr könnt dies aber auch gut in einem digitalen Ordner für jeden Gast erledigen.

6. Zusammenfassung

Nachfolgend möchten wir Euch nochmal die wichtigsten Schritte zusammenfassen:

  1. Erstellt eine Gästeliste nach unserem Muster
  2. Notiert dort alle potentiellen Gäste, die Ihr gerne einladen würdest
  3. Versendet die Einladungen und wartet die Antworten ab
  4. Kümmert Euch um besondere Essenswünsche und die Hotelplanung der Gäste

Elena Frank

Hochzeitsplanerin

Über die Autorin

Elena Frank ist Leiterin des Ressorts Hochzeitsplanung bei Herzenswunsch und hat im Oktober 2019 ihre eigene Hochzeit gemeinsam mit Herzenswunsch umgesetzt und sich damit ihren Traum verwirklicht. Sie liebt die Kommunikation mit ihren Brautpaaren und hat neben der Hochzeitsplanung erfolgreich ein Studium zur Dipl.-Finanzwirtin (FH) absolviert. Ihre Freizeit verbringt die Katzenliebhaberin mit ihrer Familie und Freunden.