5/9/2020
Wie planen wir Hochzeiten?

Wie planen wir Hochzeiten? Teil 3: Das Catering

Einleitung

In unserer Serie “Wie planen wir Hochzeiten?” möchten wir Euch unsere Vorgehensweise bei jeder Hochzeitsplanung erläutern und nützliche Tipps an die Hand geben, die Ihr für Eure eigene Planung nutzen könnt.

1. Die Bedarfsanalyse und anschließende Recherche

Das Catering gehört zu den wichtigsten Dienstleistungen Eurer Hochzeit. Sofern Ihr von der Location an einen bestimmten Caterer gebunden seid bzw. Die Bewirtung durch die Location selbst erfolgt, kommt eine weitergehende Recherche nicht in Betracht, zumindest was das grundlegende Catering betrifft (Extras, wie z.B. eine Hochzeitstorte, Candywagen/Saltybar etc. können natürlich trotzdem zusätzlich von Euch gebucht werden, mehr dazu später).

Gleichwohl ist es -unabhängig davon, ob Ihr einen externen Caterer bucht oder die Bewirtung durch die Location erfolgt- unabdingbar, dass Ihr bereits im Voraus wisst, wie das Catering Eurer Hochzeit gestaltet werden soll. Bevorzugt Ihr ein Buffet oder ein Menü? Seid Ihr eher Fans von schlichter hausmännischer Kost, von noblen und extravaganten Speisen oder bevorzugt Ihr ein ungezwungenes BBQ mit Live Cooking am Smoker?

Erst wenn Ihr den favorisierten Stil bestimmt habt, könnt Ihr diesen ggü. der Location kommunizieren oder einen passgenauen Caterer finden. Denn nicht jeder Caterer beherrscht alle Stile gleich gut. Wie überall gibt es auch hier Schwerpunkte, in denen bestimmte Dienstleister ggü. Anderen besser aufgestellt sind.


Wir kategorisieren die Stile des Caterings in folgenden Gruppen:


  • Deftige Hausmannskost (als Buffet oder Menü möglich)
  • Mediterran & International (z.B. Tapas-Bar, je nach Form als Buffet oder Menü möglich)
  • nobel & extravagant (wird üblicherweise als Menü von Kellnern serviert)
  • Family Style (wird üblicherweise von Kellnern serviert)
  • BBQ (erfolgt üblicherweise durch Selbstbedienung der Gäste bzw. verschiedene Stationen, Buffet ähnlich)

An dieser Stelle möchten wir noch kurz auf Family Style eingehen, da dieser Stil bislang noch nicht weit verbreitet ist, sich aber ein Trend abzeichnet: Beim Family Style sitzen die Gäste gemeinsam am Tisch, wobei das frisch dampfende Essen in Schüsseln und auf Platten serviert wird. Die Gäste tafeln gemeinsam in entspannter Atmosphäre und teilen sich die zu Tisch gebrachten Speisen familiär untereinander auf. Gerade bei Brautpaaren, die viele Gäste mit frisch gegründeten Familien einladen, bietet sich dieser Stil besonders an.


Um es zusammenzufassen: Legt den Stil des Caterings fest und sucht dann zielgenau nach dem passenden Caterer bzw. kommuniziert Eure Wünsche und Vorstellungen gegenüber der Location, sofern diese das Catering selbst betreibt.

2. Die Wahl des richtigen Caterers - die Kriterien

Nachfolgend haben wir Euch die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die Ihr an einen Caterer stellen solltet. Nutzt die Frageliste, um gezielt herauszufinden, ob der Caterer Eure Anforderungen erfüllt:


  • Über welche Referenzen verfügt der Caterer? Dabei kommt es nicht auf die Anzahl der Referenzen an, sondern darauf, dass die Referenzen auch Euren Stil abdecken. Arbeitet der Caterer z.B. überwiegend mit Luxushotels zusammen, könnte er für eine einfache deftige Hausmannskost vielleicht nicht der richtige Ansprechpartner sein.
  • Welchen Eindruck macht das Unternehmen ganz allgemein? Ist die Webseite professionell oder wäre eine Modernisierung lange überfällig? Wie wirken die Ansprechpartner auf Euch im persönlichen Gespräch?
  • Welche fachliche Ausbildung kann der Caterer vorweisen?
  • Kann der Caterer die Wünsche an den Stil erfüllen? Ist er flexibel genug?
  • Wie ist das Servicepersonal gekleidet?
  • Gibt es besonderes Essen für die Kinder (z.B. Pommes)?
  • Wird auf die besonderen Bedürfnisse einzelner Gäste (z.B. Allergiker) eingegangen?
  • Stellt der Caterer im Vorgespräch die richtigen Fragen und fühlt Ihr Euch professionell betreut?
  • Sind Geschirr, Besteck und ggf. Tischdecken (sofern erforderlich, je nach Stil der Hochzeit) inklusive?


Wie immer ist vor allem der persönliche Eindruck entscheidend. Nur wenn Ihr das Gefühl habt, dass sich der Caterer ernsthaft um Eure Bedürfnisse kümmert solltet Ihr ihm die Bewirtung Eurer Gäste überlassen. Leider sind einige Caterer extrem auf Wirtschaftlichkeit getrimmt und kümmern sich nur zweitrangig um Eure Wünsche. Ihr erkennt dies in Vorgespräch schnell daran, wie proaktiv ein Caterer Fragen an Euch richtet. Stellt er wenige Fragen zu Beginn des Gesprächs und versucht Euch direkt für seine Vorschläge zu begeistern, ist er der falsche Dienstleister. Denn wenn er sich nicht die Mühe gibt, herauszufinden, was Ihr wirklich möchtet, interessiert er sich im Zweifel auch nicht für Eure Erwartungen.

Erklärt dem Caterer, welchen Stil Ihr bevorzugt und wartet dann ab. Gute Caterer machen von sich aus entsprechende Menüvorschläge und sind gut vorbereitet. Ist ein Menüvorschlag gemeinsam abgestimmt, empfehlen wir dringend, ein Probeessen zu vereinbaren und die Qualität der Darbietung selbst zu beurteilen.

Ist der Caterer professionell, hat er die richtigen Fragen gestellt, kennt Eure Erwartungen und schmeckt das Probeessen habt Ihr den richtigen Caterer ausgewählt. Dann könnt Ihr davon ausgehen, dass die Umsetzung am Tag Eurer Hochzeit ein Erfolg wird.

3. Getränke

Ob die Location oder ein externen Caterer sich um die Getränke kümmert, ist erstmal von geringer Relevanz. In letzterem Fall bestünde häufig die Möglichkeit, sogar selbst die Getränke zu organisieren. Hiervon raten wir jedoch ab, denn selbst wenn Ihr beim Getränkeeinkauf ein paar Euro spart, benötigt Ihr immer noch Servicepersonal und Gläser. Der dadurch ausgelöste Mehraufwand kompensiert häufig die Ersparnis gegenüber einem Full-Service durch den Caterer und mündet in deutlich höherem Organisationsaufwand.

Unserer Erfahrung nach solltet Ihr folgende Getränke für Eure Gäste bereitstellen:


  • Softdrinks in allen gängigen Sorten
  • Biere und alkoholische Getränke in veranstaltungsüblichen Sorten
  • Bei Spirituosen, Longdrinks & Co. Habt Ihr die Wahl in welcher Menge Ihr diese zur Verfügung stellt; wir empfehlen, eine kleine Menge der gängigsten Sorten vorzuhalten, falls einige Gäste in diesen Genuss kommen möchtet. Habt Ihr jedoch viele hart besonnen Gäste geladen, darf es gerne auch was mehr sein.
  • Kaffee und Tee sollten ebenfalls zur Verfügung stehen


In der Regel übernimmt der Caterer die Getränkebereitstellung und hat mehr aus ausreichende Mengen vor Ort. Ihr solltet auch darauf achten, dass genug Servicepersonal gestellt wird, um Euren Gästen den einfachen Zugang zu den Getränken zu ermöglichen.

4. Die Kosten

Die Kosten variieren stark von den örtlichen Begebenheiten, dem Stil und der Gästeanzahl. Daher ist es schwierig, hier im allgemeinen eine Empfehlung auszusprechen. Stattdessen legen wir Euch ans Herz, mehrere Caterer in Eurer Region anzufragen und die Angebote miteinander zu vergleichen. Das Essen wird in der Regel pauschal mit einem pro Kopf Preis abgerechnet.


Bei den Getränken haben sich in der Abrechnung 2 Modelle etabliert: die Abrechnung nach Verbrauch oder als Getränkepauschale. Oft gibt auch Mischformen, z.B. eine Getränkepauschale für 7 Stunden und anschließende Abrechnung nach Verbrauch.


Unsere Meinung zu Getränkepauschalen: In der Regel rechnen sich Getränkepauschalen für Euch nicht. Hochzeitsplaner und Caterer gehen bei Getränken häufig für einen Empfang von 2 Getränken pro Person pro Stunde aus, bei einem Dinner von 2-4 Gläsern pro Person und im Anschluss von 1-2 Getränken pro Stunde. Dies ist regelmäßig auch recht üppig kalkuliert, vor allem wenn man pro Gast einen Zeitraum von 8 Stunden einrechnet.

Denn gerade die älteren Gäste verlassen häufig schon vor Mitternacht die Feier, auch Gäste mit einer weiten Anreise bleiben nicht bis ultimo. Trotzdem kalkulieren die Caterer natürlich für jeden Gast den gleichen langen Zeitraum und die gleiche Anzahl an Getränken. Ihr könnt davon ausgehen, dass ein Caterer sehr viel Erfahrung damit hat, wie viel Gesellschaften trinken und wie hoch die Getränkepauschale sein muss. Er wird kaum bei der Bewirtung einen Verlust erwirtschaften und sehr genau kalkulieren.


Trotzdem bieten Getränkepauschalen den Vorteil, dass Ihr bereits im Vorfeld genau wisst, wie viel Ihr zu zahlen habt. Die bessere Kalkulierbarkeit ist für viele Brautpaare das entscheidende Argument für die Getränkepauschale. Es hängt aber auch stark von Eurer Gästeliste ab. Wir empfehlen daher folgendes:

Besteht Eure Gästeliste überwiegend aus jungen und nur wenigen Menschen und ist die Getränkepauschale fair, dann entscheidet Euch für dieses Abrechnungsmodell, denn Ihr könnt Euer Budget besser kalkulieren. Besteht die Gästeliste hingegen auch aus einigen älteren Gästen solltet Ihr Euch - sofern die einzelnen Getränkepreise angemessen sind - für die Einzelabrechnung entscheiden.

In jedem Fall empfehlen wir, gemessen an dem Ablaufplan und der Gästeliste nach der oben aufgeführten Formel, den Getränkebedarf selbst einmal zu kalkulieren und dann die Wertdifferenz zwischen der Einzelabrechnung der voraussichtlichen Getränkeanzahl und der Pauschale zu ermitteln. Anhand dieser Kennzahl könnt Ihr dann entscheiden, welche Abrechungsmodalität Ihr bevorzugt. Je kleiner die Differenz, desto eher würden wir für die Getränkepauschale plädieren.

5. Trend: Food-Trucks & Festival-Style

Food-Trucks und einzelne Stationen mit verschiedenen Speisen und Getränken sind aktuell ein größerer Trend, insbesondere bei ungezwungeneren und alternativeren Hochzeiten. Nicht nur, dass das angebotene Catering häufig jedem schmeckt.

Wenn Ihr Euch für 2 verschiedene Food-Trucks mit völlig unterschiedlichen Stilen entscheidet, bietet er den Gästen auch eine große Auswahl und Individualität. Doch Food-Trucks werden insbesondere deshalb auch für Hochzeiten immer beliebter, weil sie auch als kleine Rebellion junger Brautpaare gegenüber konservativen und standardisierten Hochzeitskonzepten gesehen wird. Mit Food-Trucks schafft Ihr Extravaganz und einen ungezwungenen, lockeren, aber zugleich coolen Style.

Wenn Ihr Interesse an Food-Trucks habt, empfehlen wir Euch, in Eurer Region nach verschiedenen Richtungen zu suchen. Häufig sind Food-Trucks etwas günstiger als ein herkömmliches Catering, da die einzelnen Gerichte zur Selbstabholung durch die Gäste günstiger sind, als ein herkömmliches Menü oder ein Buffet. Dieser Preisvorteil wird jedoch häufig dadurch kompensiert, dass Ihr trotzdem Kellner, Besteck, Teller etc. mieten müsst und dies in der Einzelmiete häufig etwas teurer ist, als bei einem Full-Service-Catering. Beachtet auch, dass die Food-Trucks in der Regel eine Leermiete bzw. Anfahrtspauschale verlangen, unabhängig davon, wie viel verzehrt wird.

6. Add-On: Candybars, Saltybars, Gin- & Gentlemenbars

Die unterschiedlichen Bars erfreuen sich deshalb steigender Popularität, weil Sie ähnlich wie Food-Trucks den Gästen eine eigene Entscheidungskompetenz und Freiheit in der Wahl des Essens einräumen. Gegenüber Food-Trucks lassen sich diese Bars jedoch auch in ein bestehendes Catering als Add-On integrieren. Wir empfehlen daher, unbedingt eine oder mehrere solcher Bars in Eure Hochzeit zu integrieren, da sie einfach cool sind. In der Regel sind solche Bars für rund 200 - 500 € erhältlich, je nach Art der Bar und Region. Eine Candybar könnt Ihr übrigens auch auf viele Arten selbst gestalten.

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7. Add-On: Die Hochzeitstorte

Die Hochzeitstorte ist das gängigste Add-On, wird jedoch inzwischen häufig von Candybars, Cupcakes oder leckeren Desserts ersetzt. Trotzdem möchten viele Brautpaare nicht auf die Hochzeitstorte verzichten, insbesondere aufgrund des traditionellen Anschneidens. Hochzeitstorten gibt es in unzählig vielen Variationen und dementsprechend variiert auch der Preis. Die folgenden Tipps hinsichtlich der Hochzeitstorte möchten wir nicht unerwähnt lassen:


  • Übertreibt es nicht mit dem Catering. Wenn Ihr ein Menü mit Dessert habt und dann im Anschluss noch eine Hochzeitstorte serviert, benötigt Ihr keinen Candywagen. Aber ein Candywagen ist cool. Deshalb empfehlen wir sowohl bei Menüs, als auch Buffets, das traditionelle Dessert wegzulassen und stattdessen die Torte als Dessert zu servieren. Dadurch erschlagt Ihr Eure Gäste nicht mit einem übertrieben üppigen Catering und spart Geld. Dieses Geld könnt Ihr dann in eine Candybar investieren. Wem die Torte als Dessert nicht genügt hat, der kann sich dann an der Candybar reichlich bedienen. Doch er muss nicht. Und dadurch gebt Ihr Euren Gästen mehr Freiheit und überfordert sie nicht.
  • Es hat sich teilweise der Trend der „Mitternachtstorte“ etabliert. Zum Glück sieht man diesen Brauch immer seltener, denn auch wir können Ihn keinesfalls empfehlen. In der Regel startet vor Mitternacht das Brautpaar mit dem Eröffnungstanz und gibt damit den Gästen ein Signal zum Start der Party. Wenn Ihr nun um Mitternacht eine Torte mitten auf die Tanzfläche schiebt und diese ganz entspannt anschneidet und verteilt, ist die Party für mindestens 30min. unterbrochen. Es ist dann unmöglich für den DJ, die Party wieder in Gang zu bekommen, selbst wenn die Gäste nach einer Weile die Torte verzehrt haben. Hinzu kommt, dass dann gegen 0.30 Uhr die Gäste vor der Entscheidung stehen, die Feier zu verlassen, oder stattdessen noch mindestens 2 Stunden zu bleiben. Ist in diesem Moment die Party auf dem Tiefpunkt, entscheiden sich die meisten Gäste dafür zu gehen. Daher betrachten wir die Mitternachtstorte als einen wesentlichen Stimmungskiller und empfehlen stattdessen, die Torte am Nachmittag zum Kaffee oder als Dessert zu servieren.
  • Als Mitternachtssnack empfehlen wir stattdessen eine däftige Kleinigkeit, z.B. Currywurst oder eine Käseplatte. Der Mitternachtssnack kann kurz angekündigt werden. Hungrige Gäste können im Anschluss sich bedienen, die Party wird jedoch nicht unterbrochen und geht weiter.

8. Zusammenfassung

Nachfolgend möchten wir Euch nochmal die wichtigsten Schritte zusammenfassen:


  1. Legt einen Stil fest und sucht nach Caterern, die diesen Stil erfüllen können
  2. Vereinbart ein Vorgespräch und ein Probeessen
  3. Holt mehrere Angebote ein, um Preise zu vergleichen
  4. Kalkuliert den Getränkebedarf und prüft, ob eine Getränkepauschale oder Einzelabrechnung voraussichtlich günstiger sein wird
  5. Überlegt, ob und welche Add-Ons für Eure Hochzeit in Frage kommen

Höre Dir die dazugehörige Folge in unserem Podcast an:

Ken Keiper

DJ & Hochzeitsplaner

Über den Autor

Ken Keiper ist DJ und zertifizierter Hochzeitsplaner. Er setzt täglich die Wünsche unserer Brautpaare um und feiert nahezu jedes Wochenende mit den Hochzeitsgesellschaften bis tief in die Nacht. Der studierte Dipl.-Finanzwirt (FH) ist Visionär und hat es sich zum Ziel gesetzt, neue Innovationen zu entdecken und umzusetzen. Privat ist er hoffnungsloser Romantiker und liebt gemeinsame Abende mit Freunden und Familie.