5/9/2020
Wie planen wir Hochzeiten?

Wie planen wir Hochzeiten? Teil 2: Die Location

Einleitung

In unserer Serie “Wie planen wir Hochzeiten?” möchten wir Euch unsere Vorgehensweise bei jeder Hochzeitsplanung erläutern und nützliche Tipps an die Hand geben, die Ihr für Eure eigene Planung nutzen könnt.

Bitte beachtet: Vorlaufzeiten von 1.5 – 2 Jahren sind mittlerweile Standard bei beliebten Locations. Ihr solltet daher unbedingt früh genug mit der Locationrecherche und Terminreservierung beginnen.

1. Die erste Recherche

Die Location gehört zu den wichtigsten Dienstleistern Eurer Hochzeit. Vor allem ist die Location auch in der zeitlichen Abfolge einer Hochzeitsplanung die erste Bezugsperson. Nachdem Ihr Euer Konzept erstellt habt, könnt Ihr anhand der Vorgaben (Stil, Budget, geschätzte Gästeanzahl) auf die Suche gehen. Hierfür empfiehlt es sich, im Internet und lokalen Hochzeitsforen zu recherchieren. Die Erfahrung zeigt, dass die Locations, die bei einer Google Suche am schnellsten gefunden werden, oft auch die beliebtesten und teuersten Locations sind. Gerade deshalb solltet Ihr, sofern Ihr auf der Suche nach günstigen Locations seid, Euch unbedingt auch in Eurem Bekanntenkreis umhören.

Die Preise von Locations variieren sehr stark. Hotels & Restaurants nehmen oftmals keine oder eine nur geringe Miete, sofern das Catering aus eigenem Hause bezogen wird, wohingegen eigens eingerichtete Hochzeitslocations, Landgüter und Schlösser häufig mit Mietpreisen ab 3.000 EUR und mehr auffahren. Wie bei allem in der Hochzeitsplanung kommt es genau darauf an, was Ihr erwartet und wie viel Geld Ihr ausgeben möchtet. Wenn wir für Brautpaare Locations recherchieren, fordern wir stets eine Bankettmappe oder ein beispielhaftes Angebot an, um die Preisregion der Location einzuschätzen.

Folgende Fragen sollten bei der ersten Locationrecherche geklärt werden:

  • Für wie viele Personen ist die Location ausgelegt?
  • Ist die Location zum gewünschten Termin noch frei?
  • Wie hoch ist die Saalmiete? Welche Leistungen sind in der Miete enthalten? (Tische, Stühle, Hussen etc.)
  • Ist die Location behinderten-/altengerecht?

Wenn diese Fragen vorab geklärt wurden, kann ein Besichtigungstermin mit persönlichem Vorgespräch vereinbart werden.

2. Die Locationbesichtigung

Das Bride Mobil

Bei den Locationbesichtigungen wird es spannend; alle Locations, die in die engere Auswahl gelangen, werden besichtigt und auf Herz und Nieren überprüft. Dafür vereinbaren wir mit allen Locations Besichtigungstermine – idealerweise alle am gleichen Tag – und holen unsere Brautpaare mit unserem Bride Mobil ab. Im Anschluss fahren wir den ganzen Tag lang die Locations ab, besichtigen diese und stellen den Ansprechpartnern entsprechende Fragen.

Auf die richtigen Fragen kommt es an

Hierfür verwenden wir einen umfangreichen Fragebogen, welcher mit rund 70 Fragen alle Eventualitäten abdeckt. Die wichtigsten Fragen lauten:

  • Gibt es eine Tanzfläche?
  • Finden noch weitere Hochzeiten in der Location statt?
  • Muss eine Kaution/Anzahlung geleistet werden? Wenn ja, bis wann?
  • Bei Feiern im Restaurant: Ist eine geschlossene Gesellschaft möglich?
  • Wie lange kann gefeiert werden? Gibt es Lautstärkebeschränkungen?
  • Gibt es eine Cateringbindung? (die Fragen rund ums Catering werden in Teil 3 ausführlich besprochen)
  • Sind zur Zeit der Feier Renovierungen oder Bauarbeiten geplant?
  • Fallen extra Gebühren für Nebenkosten an (z.B. Mitternachtszuschlag, Reinigung, Wasser, Strom)
  • Bis wann kann der Termin kostenfrei reserviert werden?
  • Welche Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste sind im Umkreis empfehlenswert?

Der persönliche Eindruck

Genauso wichtig, wie das Stellen der richtigen Fragen, ist auch der persönliche Eindruck. Ist der Ansprechpartner nett, freundlich, gepflegt und zuverlässig? Erscheint der Ansprechpartner unentschuldigt zu spät zum Termin oder wirkt unseriös, sollte die Location schnell von der Liste gestrichen werden. Wer sich bei einem persönlichen Vorgespräch schon nicht professionell verhält, wird dies bei der tatsächlichen Feier erst Recht nicht tun.

Entsprechen persönlicher Eindruck, Antworten auf die Frageliste und die Rezensionen der Location Euren Erwartungen, spricht nichts gegen eine Buchung. Generell sollte die Location frühstmöglich gebucht werden. Mittlerweile sind Vorlaufzeiten von 1.5 bis 2 Jahren Standard bei beliebten und zuverlässigen Locations. Plant daher genug Vorlaufzeit ein und bucht die Location frühstmöglich.

3. Die vertraglichen Details

Im Anschluss an die Besichtigung erhaltet Ihr den Mietvertrag für die Location. Lest ihn aufmerksam durch und achtet auf etwaige Abweichungen zu den persönlich besprochenen Fragen. Unterschreibt den Vertrag nur, wenn alle dort genannten Angaben den besprochenen Details entsprechen. Achtet auch auf Eure Pflichten; gelegentlich besteht die Pflicht des Mieters, eine Veranstaltungshaftpflicht abzuschließen, um Schäden durch die Gäste abzusichern (Kostenpunkt ca. 100 EUR). Aber auch Zahlungspflichten, wie z.B. Höhe und Fälligkeit von Anzahlungen und Kautionen sind höchstrelevant. Ihr solltet die auf Euch zukommenden vertraglichen Verpflichtungen unbedingt notieren und im Auge behalten. Achtet auch darauf, dass die Location hinreichende Verpflichtungen mit dem Vertrag eingeht. Insbesondere eine Ersatzpflicht im Schadensfall (z.B. wenn die Location eine Woche vor Eurer Hochzeit restlos niederbrennt oder aufgrund von Reparaturarbeiten keine Feier dort ausgeübt werden kann) muss bestehen.

Elena Frank

Hochzeitsplanerin

Über die Autorin

Elena Frank ist Leiterin des Ressorts Hochzeitsplanung bei Herzenswunsch und hat im Oktober 2019 ihre eigene Hochzeit gemeinsam mit Herzenswunsch umgesetzt und sich damit ihren Traum verwirklicht. Sie liebt die Kommunikation mit ihren Brautpaaren und hat neben der Hochzeitsplanung erfolgreich ein Studium zur Dipl.-Finanzwirtin (FH) absolviert. Ihre Freizeit verbringt die Katzenliebhaberin mit ihrer Familie und Freunden.