In unserer Serie “Hochzeit planen im Überblick” geben wir Dir einen chronologischen Überblick über die Hochzeitsplanung mit den wichtigsten Tipps und Tricks an die Hand. So sparst Du Zeit und weißt, wo Du in der Hochzeitsplanung anfangen solltest.
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Du hast nun alle Dienstleister gebucht. Jetzt geht es darum, einen Ablaufplan zu erstellen und darüber alle einzelnen Dienstleistungen und Faktoren miteinander zu verbinden. Der Ablaufplan bildet somit eine Zielvorgabe an den Tagesablauf. Es geht beim Ablaufplan auch nicht darum, minutengenau jedes einzelne Ereignis durchzuplanen, sondern erstmal einen Eindruck zu bekommen. Denn meistens verschiebt sich immer irgendetwas, egal wie gut der Ablaufplan zuvor kalkuliert wurde.
Der Ablaufplan ist vor allem dann essentiell, wenn Trauzeugen oder ein Hochzeitsplaner die Koordination von Dienstleistern und Programmpunkten am Tag übernehmen sollen. Denn nur wenn sie wissen, was du möchtest und Dir wichtig ist, können sie im Falle von Verschiebungen die richtigen Entscheidungen treffen.
Im Gesamtablaufplan erfassen wir alle Ereignisse, die an diesem Tag passieren müssen (z.B. Anlieferung der Torte, Aufbau des DJs, Trauung usw.). Dadurch erhalten wir einen genauen Überblick darüber, wer wann wo zu sein hat und was wann erledigt werden muss.
Im Anschluss leiten wir aus diesem Gesamtablaufplan dann für jeden Dienstleister einen individuellen Ablaufplan ab, in dem nur die den jeweiligen Dienstleister betreffenden Abläufe aufgeführt sind. Diesen Ablaufplan senden wir dann dem Dienstleister, damit dieser die Timings auf ihre Durchführbarkeit hin prüfen und uns ein Feedback zur Umsetzbarkeit geben kann.
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Gehe in den folgenden Schritten vor, um für Deine Hochzeit einen Ablaufplan zu erstellen:
Ken Keiper ist Hochzeits-DJ, zertifizierter Hochzeitsplaner (Laudius Akademie) und für die Entwicklung unserer Produkte (Planungsvorlagen, Wedding Together Netzwerk) verantwortlich.
