Aktuell planen wir für Sommer 2021 eine ziemlich coole und ausgefallene Hochzeit. Unser Brautpaar heißt Julia & Valentin und die beiden werden eine Hochzeit im Stil eines modernen Musikfestivals unter der Prämisse „Gartenparty mit Freunden“ feiern. In dieser Blogreihe möchten wir Dich mit auf die gemeinsame Reise nehmen und Dir Behind-the-Scenes zeigen, wie wir diese Hochzeit planen.
Übrigens: Diese Hochzeitsplanung wird auch in unserem Sag Ja! Podcast und der Videoreihe „Making a bride shine bright“ begleitet. Die dazugehörigen Medien findest Du am Ende dieses Blogposts. Wir freuen uns gerne über Dein Feedback und wünschen Dir viel Spaß beim Lesen.
Location und Catering waren gebucht - jetzt mussten wir noch die Fotograf und DJ buchen, denn diese beiden Dienstleister sind zum einen unabdingbar, zum anderen können sie sich auch nur einmal pro Abend verbuchen, sodass mit langen Vorlaufzeiten zu rechnen ist.
Für uns sind Vorgespräche mit diesen wichtigen Dienstleistern und dem Brautpaar unumgänglich, auch wenn wir sie selbst ohnehin sehr gut kennen. Denn die Chemie muss stimmen und nicht jeder Dienstleister passt zu jedem Brautpaar. Zudem ist es uns auch sehr wichtig, dass das Brautpaar jeden Dienstleister auf der Hochzeit vorab kennengelernt hat, denn es ist schließlich ihre Feier, auch wenn wir sie planen.
Darüber hinaus musste auch der Stil der Hochzeit nochmal an die Location angepasst werden, die Gästeliste finalisiert und Save-the-Date Karten vorbereitet werden.
Anstatt diese ganzen Schritte jetzt auf viele kleine Telefonate und Besprechungen aufzuteilen, haben wir uns dazu entschlossen, wirklich effizient zu planen und all diese Punkte an einem einzigen langen Planungstag abzuarbeiten.
Hierfür haben wir einen Samstag von 11.00 - 20.30 Uhr terminiert und inkl. eines gemeinschaftlichen Dinners auch tatsächlich diese 9,5 Stunden benötigt.
In unserem Showroom haben wir alles vorbereitet. Die Candybar war bestückt und die Kaffeemaschine mit frischen Bohnen geladen. Es konnte losgehen.
Der Planungstag begann aus terminlichen Gründen mit dem Vorgespräch mit DJ Fosco und endete mit dem Vorgespräch mit Bernhard Risse. Dazwischen hatten wir viele kleine ToDo’s auf unserer Agenda.
Da ich selbst an dem Tag als Koordinator und Zeremonienmeister aktiv sein werde und wir voraussichtlich bereits am frühen Morgen zum Dekorieren und Vorbereiten der Technik vor Ort sein werden, habe ich beschlossen, nicht noch zusätzlich aufzulegen. Dies wäre einfach zu viel. Stattdessen haben wir unseren Partner DJ Fosco angefragt, ob er die Hochzeit übernehmen kann.
Er ist ein absoluter Vollprofi und hat in seinen 23 Jahren als DJ wirklich überall aufgelegt - von der AIDA, über den Bierkönig bis hin zu Partys mit mehreren tausend Besuchern. Es gibt nichts, was er nicht spielen und auch kein Publikum, welches er nicht mitreißen könnte.
In einem 1 stündigen Gespräch fühlte er Julia & Valentin auf den Zahn und fragte sie aus; wie die beiden musikalisch gestrickt sind, welche Musik sonst auf bisherigen Partys lief und wie sie sich die Party vorstellen. Julia & Valentin hatten sich bezüglich der Musik bis zu diesem Gespräch wenig Gedanken gemacht. Durch die gezielten Fragen fing jedoch ihr Kopfkino an und sie konnten sich die Party bildlich vorstellen.
Jeder DJ stellt etwas andere Fragen und legt seinen Fokus etwas unterschiedlich, aber die wichtigsten Fragen und Impulse möchte ich Euch an dieser Stelle wiedergeben:
Nach dem Vorgespräch mit DJ Fosco ging es dann an den Stil der Hochzeit. Das Motto war schon immer Gartenparty, locker lässig ungezwungen und im vorangehenden Gespräch wurde dies auch nochmal deutlich. Die Gäste sollten Spaß haben und sich wie zuhause fühlen.
Die ursprüngliche Idee der Foodtrucks ließ sich in der Location nicht 1zu1 umsetzen, dafür haben wir aber Kochstationen mit Wok und Smoker, was dem ziemlich nahe kommt. Wir haben uns auch darauf geeinigt, keinen festen Sitzplan aufzustellen. Die Gäste sollen sich drinnen und draußen frei bewegen und mit jedem ins Gespräch kommen können. Du siehst also, dass das mit klassischer Hochzeit wirklich nichts zu tun hat.
Deshalb habe ich in diesem Zeitpunkt alle bisherigen Besprechungsergebnisse zusammengefasst und einen wirklich verrückten Vorschlag gemacht: Die Hochzeit im Festivallook. Und damit meine ich nicht den Boho/Vintage Festivallook, den man gelegentlich findet. Denn dafür ist die Location zu modern eingerichtet. Sondern ein echtes modernes Festival. Denn wer Kochstationen und freie Sitzplanwahl hat, kann auch aufs Ganze gehen und ein Sommerfest daraus machen.
Der Vorschlag wurde begeistert angenommen, denn dieser sehr lockere Stil passt am besten zu den beiden.
Nur wie wollten wir das umsetzen?
Naja, wir stellen eine Videowall oder einen sehr großen Fernseher auf die Terasse, auf dem wir eine Diashow mit Fotos der beiden von den letzten 10 Jahren präsentieren. Zusätzlich produzieren wir Videos mit kurzen Anekdoten und Storys aus ihrem Leben und spielen diese zusammen mit kurzen Werbespots alle 30min ein, damit es wie auf einem echten Festival wirkt. Fosco präsentieren wir nicht als DJ des Abends, sondern als Headliner. Und am Eingang bekommen die Gäste schließlich Festivalbändchen; die Herzenswunsch Crew und alle Dienstleister werden natürlich mit Backstagepässen ausgestattet.
Julia betonte an dieser Stelle, dass es ihr sehr wichtig ist, dass trotz des Festivalstils alles eine gewisse Eleganz beibehält und klar sein muss, dass es sich bei dem Event immer noch um eine Hochzeit handelt.
Der Stil war also klar - jetzt begannen wir schon langsam mit der Umsetzung. Wir beginnen jedes Deko- & Papeteriekonzept dabei mit dem Farbmuster, denn erst wenn die Farben feststehen, können wir auch den Rest planen.
Das Farbmuster haben wir an einer Mischung aus Flieder, Grüntönen und Braun orientiert, weil dies Julias Lieblingsfarben sind und auch schon bei der vorangegangenen standesamtlichen Trauung vorkamen.
Die genaue Abstimmung von Deko und Floristik werden wir erst im Herbst angehen, wenn wir die Location nochmal besucht haben. Denn das ist letztlich Detailarbeit, die nicht mit einer so langen Vorlaufzeit geplant werden muss. Gerade in der Hochzeitsplanung heißt es stattdessen: Prioritäten setzen!
Was aber definitiv an der Zeit war, waren die Save-the-Date Karten.
Ich hatte bereits einige Ideen im Kopf, denn gerade beim Festival-Look kommt es darauf an, dass er gut umgesetzt wird. Denn wird er nicht konsequent durch die gesamte Deko und Papeterie umgesetzt, versteht niemand, was das Motto soll und es wirkt auch nicht einzigartig und besonders.
Um Kosten zu sparen beschlossen wir, bereits zu diesem Zeitpunkt, anstelle der Einladungskarten eine eigene Hochzeitswebseite zu erstellen, auf der die Gäste über alle wichtigen Informationen informiert würden. Auf dieser Webseite werden wir später dann auch die Danksagung und Fotos veröffentlichen. Auch passt die Webseite zum modernen Festivalstil. Da die Gäste zum ganz großen Teil aus 20-30 jährigen bestehen, schicken wir analoge Einladungen nur noch an die älteren Gäste in kleinerer Auflage.
Durch diese Entscheidung wussten wir bereits, dass alle Save-the-Date Karten einen QR-Code auf die Webseite bekommen müssen. Diese werden den Look eines Festivaltickets haben.
Nach diesen konzeptionellen Ideen ging es dann ans Design. Da ich mich selbst intensiv mit Design beschäftigte, begannen wir bereits vor Ort ein paar Ideen und Anreize für ein Corporate Design des Festivals zu sammeln. Erst gingen wir in die etwas modernere, amerikanisch geprägte Richtung mit einem Cartoonlook. Dies entspach aber nicht zu 100% Julias Vorstellungen, ihre fehlte etwas die Eleganz und der Bezug zur Hochzeit.
Nachdem wir innerhalb von 2 Stunden nichts passendes finden konnten, habe ich das ganze dann auf die anschließende Nacht verlagert und bis 2 Uhr am Morgen noch an einem entsprechenden Design gearbeitet.
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Nachdem Julia & Valentin von dem daraus entstehenden Look begeistert waren, fertigte ich in unter 24 Stunden die dazugehörige Webseite. Schließlich war ja Sonntag und ich konnte aufgrund des schönen Wetters auf der Terasse arbeiten.
Durch das Festivalthema hatten wir die tollsten Ideen. Wir haben uns auch viel durch das Internet geklickt, doch konnten keine Hochzeit finden, die diesen modernen Ansatz wirklich so konsequent mit Videowall, Headliner, Festivalbändchen usw. umsetzt hatten. Vielmehr gab es unter „Festivalhochzeit“ nur den klassischen Boho-/Alternative Look mit Foodtrucks und Co.
Deshalb haben wir uns umso mehr gefreut, dass wir mit diesem Look anscheinend Vorreiter sind. Natürlich stehen auch zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht alle Details; wir müssen z.B. noch abstimmen, ob wir einen Merchandise Stand errichten wollen mit bedruckten T-Shirts als Gastgeschenke. Valentin fand das super, Julia ist noch skeptisch. Aber wir arbeiten dran.
Nachdem wir unsere ganze Kreativität rausgelassen haben, ging es dann noch an die Abstimmung der Gästeliste und das Vorgespräch mit unserem Fotografen Bernhard.
Bernhard ist absoluter Vollprofi. Vielleicht kennst Du ihn ja sogar noch aus unserem Interview, welches hier in diesem Blog ebenfalls veröffentlicht wurde. Nachdem wir dann die Buchung bestätigt haben, ging es für alle nach Hause.
Wir waren wirklich platt und es war schon 20.30 Uhr. Doch es hat sich gelohnt. Wir haben an diesem Tag sehr viel geschafft und mit noch 13 verbleibenden Monaten Restzeit sehr viel Puffer. Jetzt geht es an die vielen kleinen Details, wie z.B. dem Versand der Save-the-Date Karten, der Abstimmung der Tischdeko und genauen Ablaufplanung.
Für das Basteln der Dekorationen werden wir vor allem auch die Eltern von Julia & Valentin zu einem Planungstag einladen, um sie entsprechend in die Planung einzubeziehen.
Auch müssen jetzt noch die Videos für die Videowall produziert werden. Wir werden Dich im nächsten Teil dieser Blogreihe auf dem Laufenden halten.
Übrigens: Schreibe uns gerne eine E-Mail, falls Du fragen hast, oder dir mal die Hochzeitswebseite von Julia & Valentin ansehen möchtest (diese ist mit einem Passwort geschützt). Du kannst auch via Mail gerne unseren quartalsweisen Newsletter abonnieren, dann halten wir Dich immer auf dem Laufenden.
DJ & Hochzeitsplaner
Ken Keiper ist DJ und zertifizierter Hochzeitsplaner. Er setzt täglich die Wünsche unserer Brautpaare um und feiert nahezu jedes Wochenende mit den Hochzeitsgesellschaften bis tief in die Nacht. Der studierte Dipl.-Finanzwirt (FH) ist Visionär und hat es sich zum Ziel gesetzt, neue Innovationen zu entdecken und umzusetzen. Privat ist er hoffnungsloser Romantiker und liebt gemeinsame Abende mit Freunden und Familie.