5/11/2020
Unsere Events & Rückblicke

Die Hochzeit von Julia & Valentin Teil 1: Das Konzept, die Location & das Catering

Aktuell planen wir für Sommer 2021 eine ziemlich coole und ausgefallene Hochzeit. Unser Brautpaar heißt Julia & Valentin und die beiden werden eine Hochzeit im Stil eines modernen Musikfestivals unter der Prämisse „Gartenparty mit Freunden“ feiern. In dieser Blogreihe möchten wir Dich mit auf die gemeinsame Reise nehmen und Dir Behind-the-Scenes zeigen, wie wir diese Hochzeit planen.
Übrigens: Diese Hochzeitsplanung wird auch in unserem Sag Ja! Podcast und der Videoreihe „Making a bride shine bright“ begleitet. Die dazugehörigen Medien findest Du am Ende dieses Blogposts. Wir freuen uns gerne über Dein Feedback und wünschen Dir viel Spaß beim Lesen.

Die Idee & das Vorgespräch

Julia & Valentin sind beide Mitte 20 und selbständig. Sie arbeiten viel und haben nur wenig Freizeit. Sie sind bereits seit über 10 Jahren ein Paar und haben sich in der Schulzeit kennengelernt.

Im Sommer 2018 haben die beiden bereits standesamtlich geheiratet und wollten im Anschluss mit der Planung eines großen Festes nebst freier Trauung beginnen. Sie haben aber schnell gemerkt, dass sie dies alleine nicht schaffen würden. Dies hatte im Wesentlichen 2 Gründe:

  1. Dadurch, dass beide viel arbeiten, finden sie nicht die nötige Zeit, um alle Recherchen, Besichtigungen und Termine selbst durchzuführen.
  2. Es sind sehr viele kleine Entscheidungen nötig, die zum Teil schwer zu treffen sind, wenn man das erste Mal eine Hochzeit plant.

Aus diesem Grund haben sie uns kontaktiert und darum gebeten, dass wir die gesamte Hochzeit für sie planen.

Unsere Hochzeitsplanung begann dann im Dezember 2019 mit einem persönlichen Vorgespräch. Elena & ich haben die beiden in ihrem Büro besucht und in einem rund 2-stündigen Gespräch herausgefunden, was die beiden so möchten. Grundsätzlich muss man sagen, dass sie sehr flexibel sind und ihre Vorstellungen zu Beginn noch eher abstrakt waren. Dies ist aber meistens so, da sich erst im Laufe der Hochzeitsplanung viele Details ergeben.

Es war jedoch bereits schnell klar, dass die beiden auf eine klassische weiße Hochzeit keine Lust haben würden und stattdessen einen lockeren, ungezwungenen Stil bevorzugen. Es war auch eine grüne Hochzeit inmitten der Natur im Gespräch und in diesem Zusammenhang fielen die Worte „Gartenparty mit Freunden“, „Foodtrucks“ und Co. sehr häufig.

Die Gästezahl betrug rund 85 und das Budget sollte insgesamt, einschließlich des Planungshonorars, nicht mehr als 20.000 EUR betragen.

Für 85 Gäste ist das Planungshonorar mit 20.000 EUR schon relativ knapp bemessen, da oft gute Locations mit Catering schon mehr als 10.000 EUR ausmachen. Wir haben unser Planungshonorar anhand der üblichen 15% des Gesamtbudgets (3.000 EUR) orientiert. Dies war für uns bereits eine niedrige Kalkulation, da die Planung voraussichtlich rund 120 Stunden in Anspruch nehmen wird und der Stundensatz entsprechend gering ist. Doch wir sind in beiden aufgrund unserer persönlichen Bindungen und weiterer unternehmerischer Projekte entgegengekommen. Und blieben damit noch 17.000 EUR für den gesamten Rest.

Als Termin haben wir uns auf den Sommer 2021 geeinigt, sodass wir ab Dezember 2019 noch rund 1,5 Jahre Vorlaufzeit hatten.

Julia & Valentin haben bereits 2018 standesamtlich geheiratet; was es mit diesem besonderen Logo auf sich hat wirst du in Teil 2 erfahren, wenn es ums Design geht 😇

Die Konzepterstellung

Nach unserem Gespräch ging es dann an die Arbeit. Als erstes erstellten wir ein Konzept, in welchem wir alle Daten und Fakten vom Vorgespräch zusammengefasst und nochmals genauer analysiert haben. Hier wurde eine erste ToDo-Liste mit Meilensteinen und Deadlines erstellt, ein vorläufiges Budget kalkuliert und etwaige Risiken eingeschätzt.

Es gibt für diese Hochzeit 2 Risiken:

  1. Das Wetter (wie bei allen Hochzeiten im Freien)
  2. Budgetüberschreitungen (da wir wenig Puffer in die einzelnen Kostenfaktoren einplanen konnten und sich zu Beginn noch nicht alle Kosten 100% abschätzen ließen)

Trotzdem gibt es bei jedem unserer Konzepte zum Schluss ein Fazit zur Machbarkeit: Und wir waren uns sicher, dass wir es schaffen würden.

Insgesamt hat so ein Konzept auch schonmal 10 - 15 Seiten

Die Konzeptbesprechung

Im Anschluss an die Erstellung des Konzepts ging es dann an die Konzeptbesprechung. Wir setzten uns erneut zusammen und besprachen den vorläufigen Budgetplan, Zeitplan und konkretisierten mit einigen Fotos anderer Hochzeiten schonmal etwas den Stil. Nachdem alle Punkte besprochen waren, beschlossen wir, die Hochzeit in der im Konzept beschriebenen Form durchzuführen.

Die Locationrecherche

m Anschluss ging es an die Locationrecherche.
Wir haben über 20 Locations in der Region Bonn angefragt, keine davon hat in das Profil gepasst. Die meisten von ihnen waren mit Mieten von 2.000 bis 4.000 EUR einfach zu teuer, denn dies hätte mit dem zusätzlichen Catering den Rahmen gesprengt und wäre auf mindestens 14.000 EUR rausgelaufen.

Die Locations haben wir durch verschiedene Medien, persönliche Präferenzen und Empfehlungen von Kollegen ausgesucht und uns im Anschluss die Bankettmappen schicken lassen. Diese Mappen bieten auf einigen wenigen Seiten einen sehr guten Ersteindruck und beinhalten in der Regel auch die Preise, sodass man sich daran gut orientieren kann.

Die Locationbesichtigungen

Nachdem wir dann rund 5 Locations ausgesucht hatten, die zwar bis auf 2 Stück alle über dem Budget lagen, haben wir uns dennoch dazu beschlossen, alle zu besichtigen. Denn selbst wenn eine Location über dem Budget liegt, bekommt man doch eine ganz gute Vergleichbarkeit und Eindrücke.
Während andere Hochzeitsplaner Locationbesichtigungen meistens in der Form machen, dass sie sich mit Brautpaaren an der jeweiligen Location treffen und dann in mehreren Wochen die Locations abklappern, haben wir uns für eine viel coolere Version entschieden: eine gemeinsame Spritztour mit dem Bride Mobil.

Das Bride Mobil ist ein geräumiger Multivan mit schwarzen Ledersitzen. Mit diesem VIP-Bus haben wir Julia & Valentin zuhause abgeholt und alle Locations an einem Tag hintereinander besichtigt. Dadurch hatten wir nicht nur viel Zeit im Auto, um über die Hochzeit zu sprechen, sondern es hat auch einfach so viel mehr Spaß gemacht, gemeinsam durch die Gegend zu fahren, Locations zu besichtigen und uns schon in der Vorfreude auf das Kommende wiederzufinden.

Auf dem Weg haben wir sogar noch ein anderes Brautpaar getroffen, welches sich eine der Locations ebenfalls anschauen wollte. Weil der Locationbetreiber sich um satte 30min verspätet hatte (ein absolute NoGo und auch für uns ein Grund, diese Location nicht zu buchen), haben wir dann beschlossen, die gemeinsame Wartezeit sinnvoll zu nutzen und mit unseren neu gewonnen Freunden auf ein Glas Sekt anzustoßen. Das hat nicht nur unseren ohnehin schon tollen Tag bereichert, sondern auch das andere wartende Brautpaar erfreut.

Wir haben uns dann nach viel hin und her für den Römerhof in Bornheim entschieden.

Mit dem Bride Mobil lassen sich Locations komfortabel reisen

Auf dem Weg haben wir noch ein Brautpaar kennengelernt, die wir kurzerhand auf einen leckeren Sekt eingeladen haben, um die Wartezeit zu überbrücken

Der Römerhof

Diese Location bietet einen großen Wintergarten, eine schöne Terrasse, einen eigenen Open-Air Bereich für die freie Trauung und einen Schlecht-Wetter-Plan, denn die Trauung kann zur Not auch indoor durchgeführt werden. Darüber hinaus liegt sie direkt an einem großen Golfplatz und bietet damit auch eine tolle Kulisse für Fotos. Die Location war perfekt. Die Betreiber Marion und Marc sind unglaublich nett und echte Herzensmenschen. Bei Ihnen merkt man, dass Sie ihren Beruf lieben und Hochzeiten aus Leidenschaften durchführen. Auch kostet uns diese Location keine Miete, da diese im Cateringpreis inkludiert ist.

Für die freie Trauung gibt es einen eigenen Außenbereich

Mit eigenem kleinen Teich

Die Location bietet innen einen großen Wintergarten mit angrenzder Terasse

Das Catering

Bezüglich des Essens einigten wir uns auf ein gemischtes Menü, bestehend aus mediterranem sommerlichen Essen einerseits und guter Hausmannskost mit BBQ andererseits. Das Essen wird am Tag der Hochzeit an verschiedenen Kochstationen (z.B. Smoker, Wok) ausgegeben werden. Dies kommt der ursprünglichen Idee von Foodtrucks am nächsten und ist deutlich cooler als ein Standard Buffett, da es den ungezwungenen Touch der Hochzeit am bedient.

Der Hochzeitstermin

Das Vorgespräch mit der Location haben wir im April 2020 durchgeführt und uns eine genaue Terminbestimmung bis dato offen gehalten. Denn den Termin wollten wir in Absprache mit der Location treffen. Parallel dazu haben wir schon verschiedene Terminoptionen bei Fotograf und DJ reserviert.
Dadurch konnten wir uns dann am Ende auf den Termin einigen, der bei allen 3 Dienstleistern (Location, DJ, Fotograf) am besten gepasst hat und mussten keine Kompromisse bei der Wahl unserer Dienstleister machen.

Wir haben uns für den 03.07.2021 entschieden. Denn zum einen sind 3x7 = 21, wodurch die Gäste sich den Termin gut merken können. Zum anderen tragen die ersten beiden Juliwochenenden statistisch das geringste Regenrisiko.

Fazit & Ausblick

Mit der Buchung der Location ist bereits ein großer wichtiger Teil der Hochzeitsplanung abgeschlossen. Als nächstes geht es an die Vorgespräche mit DJ und Fotograf (mit die wichtigsten Dienstleister) und Erstellung von Papeterie, Deko und Floristik. Auch über den Programmablauf und das Entertainment muss gesprochen werden. Wie wir das gemacht haben und was dabei rausgekommen ist, erfährst Du im nächsten Beitrag zu unserer Blogreihe „Die Hochzeit von Julia & Valentin“.

Übrigens: Schreibe uns gerne eine E-Mail, falls Du Fragen hast. Du kannst auch via Mail gerne unseren quartalsweisen Newsletter abonnieren, dann halten wir Dich immer auf dem Laufenden.

Ken Keiper

DJ & Hochzeitsplaner

Über den Autor

Ken Keiper ist DJ und zertifizierter Hochzeitsplaner. Er setzt täglich die Wünsche unserer Brautpaare um und feiert nahezu jedes Wochenende mit den Hochzeitsgesellschaften bis tief in die Nacht. Der studierte Dipl.-Finanzwirt (FH) ist Visionär und hat es sich zum Ziel gesetzt, neue Innovationen zu entdecken und umzusetzen. Privat ist er hoffnungsloser Romantiker und liebt gemeinsame Abende mit Freunden und Familie.